GFSI-tasoiset laatujärjestelmät edellyttävät vuosittaista koko järjestelmän ja kaikkien vaatimusten kattavaa sisäistä auditointia. Pienissä yrityksissä hankalimmaksi on osoittautunut riskinarvioinnin auditointi, koska HACCP-asiantuntijoita ei välttämättä ole kuin yksi ja hän on jäävi auditoimaan omaa vastuualuettaan. Sisäisten auditointien tavoitteena on varmistaa järjestelmän kattavuus ja toimivuus sekä löytää kehittämiskohteita. Kokemuksemme mukaan sisäisen auditoinnin ongelmat ovat useimmiten seuraavia:
- yrityksestä ei löydy kaikkiin osa-alueisiin päteviä auditoijia (esim. syvällistä HACCP-tietämystä on vain laatupäälliköllä), samat henkilöt auditoivat vuodesta toiseen samoja asioita, jolloin näkökulma kapeutuu
- sisäiset auditoinnit tehdään aina samaan vuoden aikaan, jolloin mahdolliset vuodenkiertoon liittyvät sesonki- ym. vaihtelujen vaikutukset eivät välttämättä tule esille
- näyttö kaikkien vaatimusten auditoinnista puuttuu, vaatimusten täyttymisen perusteet jäävät kirjaamatta
- takerrutaan lillukanvarsiin, ei nähdä metsää puilta: auditoinnista tulee ikään kuin siisteyskierros
- tavanomaisia tarkastuskierroksia nimetään sisäisiksi auditoinneiksi, jolloin keskitytään juuri lillukanvarsiin, eikä arvioida järjestelmän yleistä toimivuutta
- poikkeamia ei uskalleta tai osata kirjoittaa: ei haluta hankalan työkaverin leimaa
- poikkeamien juurisyitä ei analysoida lainkaan tai se tehdään hätiköiden, jolloin sama ongelma todennäköisesti uusiutuu
- auditoinnin kohde ei hahmota välittömien korjausten ja juurisyyt poistavien korjaavien toimenpiteiden eroa, tyydytään korjaamaan poikkeama, mutta ei poisteta sen syytä
- edelliseen liittyen: auditoija ei osaa kirjoittaa poikkeamaa siihen muotoon, että auditoitavan huomio kiinnittyisi koko jäävuoreen eikä vain jäävuoren huippuun (esim. lattialla roskia vs. siisteystasossa puutteita (lattialla puutikkuja))
- auditoinnin jälkihoito jää tekemättä: korjaavien toimenpiteiden seurantaan ja tehokkuuden arviointiin ei löydy aikaa
- sisäisten auditointien tuloksia ei viedä johdon tietoisuuteen (esim. johdon katselmukseen) ja osaksi koko järjestelmän toimivuuden analysointia
Jos tunnistat yrityksenne toiminnassa tällaisia ongelmia, analysoi juurisyitä ja tartu toimeen: järjestä sisäisten auditoijien koulutuksia, varmista riittävän laaja HACCP-osaaminen, pyydä ulkopuolinen asiantuntija kouluttamaan, auditoimaan tai osaksi auditointitiimiä, ota juurisyyanalyysin tekniikka haltuun ja juurruta se osaksi jokapäiväistä toimintaa.