Monissa pienissä yrityksissä on ongelmana pätevien laatuosaajien puute ja silloin yksi vaihtoehto on ulkoistaa laatujärjestelmän kehitys- ja ylläpitopalvelut. Yksi tärkeimmistä asioista on se, että yrityksessä on nimetty henkilö ulkoistetun laatuasiantuntijan vastinpariksi. Aivan sama tilanne on silloin, kun laatupäällikkö on talon omaa henkilökuntaa. Yksin ei laatua tehdä ja tarvitaan henkilö, joka vie asioita käytäntöön ja valvoo niiden toteuttamista osana jokapäiväistä työtään. Yrityksen sisältä tuleva informaatio on ehdottoman tärkeää, jotta järjestelmästä saadaan käytännöllinen, ilman turhaa byrokratiaa. Ja vastinparista kasvaa vuosien myötä kokenut laatuosaaja, jolloin ulkoistuksen rooli muuttuu kouluttajaksi ja neuvonantajaksi.
Ulkoistuksen myötä yrityksellä on käytettävissään kokenut henkilö ja parhaassa tapauksessa hänelle myös varahenkilö. Pienissä ja usein keskisuurissakin yrityksissä on ongelmana se, että riskinarvioinnin syvällisesti tuntevia työntekijöitä ei ole tai niitä on vain yksi. Silloin ei ole osaajia tekemään sisäisiä auditointeja em. aihealueesta.
Mihin asioihin ulkoistusprosessissa kannattaa kiinnittää huomiota? On eduksi, jos ulkoinen asiantuntija löytyy läheltä. Osa työstä on välttämätöntä hoitaa paikan päällä ja asiantuntijan saa paikan päälle nopeammin kiireisessä tilanteessa. Ja toki se vaikuttaa kustannuksiin ja liikkumisesta aiheutuviin päästöihin. Asiantuntijan aikaisempi kokemus ja valmiit työkalut helpottavat, kun kaikkea ei tarvitse tehdä alusta alkaen. Yrityskohtainen räätälöinti on kuitenkin välttämätöntä, jotta toimintamalleista ei tule byrokraattisia. Isoille yrityksille tehdyt mallit eivät yleensä ole toimivimpia pienillä yrityksillä.
Vaikka ulkoistetun laatuasiantuntijakin palkan maksaa asiakas, on kuitenkin oltava jämäkkyyttä vastustaa asioita, jotka eivät ole yrityksen laatupolitiikan tai arvojen mukaisia. Itselle ”pyhiä” asioita ovat työntekijöiden työturvallisuus, tuotteen turvallisuus kuluttajalle ja lainmukainen toiminta. Ja heti perään tulee lupausten lunastaminen – tehdään, mitä on sovittu. On jaksettava perustella oma näkökantansa ja tiukassa tilanteessa sanouduttava irti sellaisesta, mihin omat arvot eivät anna myöten. Sopimuksella varmistetaan, että palvelut ovat saatavilla ja toisaalta sopimus voidaan myös irtisanoa, jos yhteistyö ei toimi tai muita yritykselle parempia ratkaisuja on olemassa. Kurkkaahan, olisiko meillä sopiva henkilö teidän tarpeisiinne.
